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Qué es Trello y cómo funciona: organiza tu trabajo eficientemente

Cuando comienzas un proyecto lo más importante es la organización, por eso en este artículo te explico qué es Trello y cómo puede ayudarte a tener todas tus tareas controladas.

De hecho, cuando comencé Marketonomy lo primero que hice fue ir a mi cuenta de Trello y crear un tablero para este proyecto.

Así que te voy a explicar cómo funciona Trello para que puedas utilizarla y tener siempre visible tu flujo de trabajo.

Pero comencemos por el principio:

Qué es Trello

Trello es una herramienta online para la gestión de proyectos que vas a poder utilizar de forma individual o colaborativa, y que aplica una metodología Kanban que realmente es muy atractiva a la vista.

Es simple, intuitiva y, por qué no decirlo, gratuita.

Bueno, tiene alguna funcionalidad Premium, aunque realmente creo que para sacarle partido a esta herramienta no necesitas pagar.

Ahora bien, Trello te ayuda a organizarte pero… ¿cómo organizamos Trello?

Cómo funciona Trello

Es posible usar Trello tanto para la gestión de grandes proyectos como para pequeñas tareas personales.

Es bastante fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva y con funcionalidades drag and drop, que es básicamente esto que ves en el GIF de abajo.

GIF explicativo del drag and drop de trello

Fácil, ¿verdad?

El panel que ves en el GIF es totalmente personalizable y es la característica más evidente de lo que es Trello.

Puedes añadirle las columnas que quieras, dependiendo del proyecto que tengas entre manos.

En mi caso, para Marketonomy estoy usando tres columnas: una para ideas que se me van ocurriendo de optimización de la web, tanto técnicas como de apariencia y las otras dos para artículos de las dos categorías que hay en la web, la de herramientas y la de noticias.

Como es un blog, podría haberme quedado con la del GIF, donde cada columna es un estado de la tarea.

Lo que he hecho ha sido asignar una etiqueta a cada estado: rojo para tareas por hacer, naranja para tareas en proceso y verde para tareas realizadas.

Al final, como ves, no hay una forma correcta para organizarse en Trello.

Cada tarea puede ser asignada a alguna personapor lo que puedes crear tareas y asignarlas a otra persona- y dentro de cada tarjeta podrás:

  • Adjuntar imágenes y archivos –desde Drive, Dropbox o tu propio ordenador
  • Crear listas de subtareas que llevan a completar la tarea principal.
  • Poner una fecha de vencimiento a la tarea.
  • Añadirle una descripción a la tarea.
  • Poner etiquetas –que deberás organizar– para saber de un vistazo qué prioridad tiene, qué tipo de tarea es o, en mi caso, en qué proceso está.
  • Añadir comentarios en los que puedes mencionar a un compañero.

Cómo es una tarjeta de Trello

Cómo crear un tablero en Trello

Crear un tablero en Trello es muy sencillo e intuitivo.

De hecho, si es tu primera vez en esta herramienta, aparecerás en una pantalla principal como la que ves en el GIF. Después, pulsando en “Crear un tablero nuevo…” podrás darle nombre y un color o imagen de fondo.

GIF creando un tablero en Trello

De hecho, si te fijas verás que aparece una opción de Equipo.

Efectivamente, puedes crear un equipo con el que compartas varios tableros. Imagina, un departamento dentro de una empresa, un grupo de trabajo eventual, etc.

En mi caso, Marshmallow era mi grupo de trabajo del Máster.

Cómo crear un equipo en Trello

Estando en la misma página de inicio tendremos en la parte izquierda un menú que incluya Inicio, Tableros, y Equipos.

Clicamos en Cree un equipo, le ponemos un nombre, le ponemos una descripción si queremos y listo.

Pantalla de equipo en Trello

Tenemos también la opción de añadir miembros a nuestro recién creado equipo. Lógico por otra parte.

Cómo eliminar un tablero en Trello

¿Qué ocurre cuando un proyecto se acaba?

Al menos en Trello deberías cerrar el tablero en el que has estado trabajando pero, ¿cómo se hace?

Para eliminar un tablero en Trello debes entrar dentro del mismo. Una vez ahí, en la parte derecha aparece la opción Mostrar menú, clicamos en Más y ahí encontraremos la opción Cerrar tablero.

Después, en la siguiente pantalla donde nos confirmará que el tablero se ha cerrado, clicamos en Eliminar tablero definitivamente y pasará a mejor vida.

Cómo eliminar un tablero en trello

¿Puedes descargar Trello para tu móvil, tablet u ordenador?

Sí, Trello cuenta con varias versiones de su herramienta que podrás aprovechar:

  1. Versión de escritorio para Windows y OS X.
  2. Aplicación descargable tanto para Android como para iOS, para móviles y tablets.

Puedes echar un vistazo aquí.

Lo que más me gusta de Trello

¿Qué es Trello para mí? Un simplificador, y eso es lo que más me gusta.

Pero hay más:

  • Es una herramienta súper intuitiva y fácil de usar. Además, de un vistazo puedes ver cómo está yendo tu trabajo.
  • La versión gratuita es más que suficiente para el común de los mortales.
  • Es compatible con una gran cantidad de aplicaciones, como Slack, Asana o Harvest.
  • Su App es bastante buena.

Y hasta aquí un artículo denso y espero que molón sobre qué es Trello y, mejor aún, cómo podéis sacarle provecho.

Si quieres conocer alguna herramienta más, trato de actualizar semanalmente el catálogo.

🔋 Lo que más me gusta de @trello es lo fácil de usar que es. Una herramienta con la que puedo tener todo el trabajo organizado y a simple vista. Clic para tuitear

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Quise ser periodista y acabé sacándome la carrera de Marketing. Nativo de las redes sociales, me encanta escribir sobre Marketing Online, lugares del mundo, tecnología y tendencias. No siempre voy con corbata.

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